Če boste uporabljali davčno blagajno, so koraki, ki jih morate izvesti za potrjevanje računov, sledeči:
1. korak: Sprejmite pravilnik, v katerem določite način, kako boste v skladu z zakonskimi zahtevami označevali račune pri gotovinskem poslovanju.
V pravilniku morate določiti:
- podatke o lokacijah, na katerih boste izdajali račune z davčno blagajno:
- naslov poslovnega prostora skupaj z oznako katastrske občine, številko stavbe in dela stavbe. Če vseh teh podatkov ne poznate, jih lahko dobite na portalu Javni pogled v nepremičnine, tako da vstopite v evidenco, izberete »napredno iskanje« in izpolnite polja »občina«, »ulica« in »hišna številka«. S klikom na gumb »išči« vam bo aplikacija prikazala podatke o katastrski občini, številu stavbe in dela stavbe za izbrani poslovni naslov,
- če boste račune izdajali izven poslovnih prostorov (npr. na stojnici, na prostem, v kombiju itd.), lokacijo navedete samo opisno, kot npr. »službeni kombi«, »kiosk«, »stojnica« in podobno. Za vsako lokacijo določite tudi oznako, ki bo vidna na izdanem računu, kot npr. »1«, »2«, »sedež«, »kranj«, »podruznica MB«, »Dunajska 2« in podobno. Oznaka ne sme vsebovati presledkov ali šumnikov.
- oznake davčnih blagajn, to je oznake naprav, s katerimi boste izdajali in davčno potrjevali račune (računalniki, tablice, pametni telefoni, namenska strojna oprema in podobno), kot npr. »racunaln«, »telefon-joze«, »miha1« in podobno. Oznaka »MB« je pri tem rezervirana za FURS aplikacijo miniBLAGAJANA, zato je ne morete uporabljati za druge primere. Oznaka tudi ne sme vsebovati presledkov ali šumnikov. Oznaka davčne blagajne bo izpisana na izdanem računu.
- način dodeljevanja številk izdanim računom, pri čemer mora številka računa vsebovati oznako lokacije, oznako davčne blagajne (naprave) in zaporedno številko (četrti odst. 5. člena ZDavPR). Primer bi npr. bil »podruznicaMB-telefon-001«, ki bi mu sledil »podruznicaMB-telefon-002«, itd. V kolikor imate več lokacij ali več davčnih blagajn, v pravilniku opredelite, kako si sledijo zaporedja računov – ali npr. za vsako blagajno posebej ali si računi vseh blagajn sledijo glede na čas izdaje.
Pravilnik o dodeljevanju številk računov, ki izpolnjuje vse zakonske zahteve, si lahko glede na lastne potrebe izdelate v CNVOS-ovi spletni aplikaciji ePravnik (razdelek »Pravilniki za NVO«). Za vzorec pravilnika za izdajo računov iz vezane knjige računov, ki si ga priredite svojim potrebam, lahko kliknete tudi tukaj.
2. Preko portala eDavki z obrazcem »DPR-PridobitevDP« oddajte zahtevo za pridobitev digitalnega potrdila za davčno potrjevanje računov. Gre za posebno digitalno potrdilo, saj druga digitalna potrdila, ki jih uporabljamo za eDavke, AJPES ali spletno banko, niso ustrezna.
Nekaj minut zatem boste v portalu eDavki v razdelku »Dokumenti prejeti v zadnjem mesecu« prejeli nov dokument, ki vsebuje povezavo do digitalnega potrdila. Gesla in digitalno potrdilo shranite na svoj računalnik, nato pa nanj certifikat še namestite.
3. Z računalnikom, kjer je nameščen digitalni certifikat, vstopite v aplikacijo miniBLAGAJNA in v razdelku »Pregled nastavitev« uredite vse postavke, katerih status še ni urejen:
To pomeni, da:
- v aplikacijo prenesete shranjen certifikat in ga s tem registrirate,
- iz pravilnika pod točko 1 vpišete podatke o lokacijah, kjer boste izdajali račune z gotovinsko blagajno in njihove oznake;
- iz pravilnika pod točko 1 vpišete podatke o davčnih blagajnah (napravah) in njihove oznake. Če boste račune izdajali samo s pomočjo osebnega računalnika, na katerega ste namestili namenski digitalni certifikat, z uporabo aplikacije miniBLAGAJANA, ni potrebno tukaj storiti ničesar, saj se je ta že registriral sam z oznako »MB«;
- v aplikacijo vpišete podatke o osebah, ki bodo izdajale račune (to je, ki bodo upravljale z davčno blagajno) in njihovo oznako, ki bo vidna na računu in
- vpišete podatke o organizaciji kot izdajatelju rač Dodate lahko tudi svoj logotip, ki bo nato viden na računu, če ga boste tiskali z uporabo miniBLAGAJNE. Velja opozoriti, da se takšen račun lahko natisne samo v formatu A4;
4. Pripravite obvestilo za kupce, ki mora biti ob izdaji računov na vidnem mestu.
Ko ste vse to naredili, lahko pričnete z izdajo računov – ali preko računalnika ali druge naprave z aplikacijo miniBLAGAJNA (razdelek »Izdajanje računov«) ali preko namenske naprave.
Po izdaji računa ne pozabite, da je potrebno kopijo računa tudi shraniti (v elektronski ali papirnati obliki).