Dogovor o prostovoljskem delu, ki ga sklenete s prostovoljcem, je lahko pisni ali ustni. Pisna sklenitev je obvezna le:

• če to zahtevajo prostovoljec, njegov zastopnik ali prostovoljska organizacija sama,
• če gre za prostovoljsko službo, kar pomeni, da prostovoljec opravlja delo v obsegu najmanj 20 ur tedensko in v časovnem obdobju, ki traja najmanj šest mesecev brez presledka,
• če je prostovoljec mladoleten (v tem primeru morate imeti tudi soglasje zastopnika) in
• pri napotitvah v tujino (17. člen ZProst).

V dogovoru o prostovoljskem delu (ne glede na to, ali je pisni ali ustni) določite vsaj:

• kraj in čas trajanja prostovoljskega dela, če gre za prostovoljsko delo v tujini, pa tudi podatke o nastanitvi ter načinu zagotavljanja drugih pogojev za opravljanje prostovoljskega dela,
• opis prostovoljskega dela,
• pravice prostovoljca do odmora oz. počitka,
• morebitne dodatne pravice in obveznosti prostovoljca,
• potek usposabljanja za prostovoljsko delo oz. mentorstva, če je to potrebno,
• način zagotavljanja varnosti prostovoljca pri delu,
• upravičene stroške prostovoljca in način povrnitve
• način prenehanja in odpovedi dogovora in
• izjavo prostovoljca, da ne obstajajo zdravstvene ali druge okoliščine, ki bi mu onemogočale ali bistveno oteževale izpolnjevanje obveznosti ali bi lahko ogrozile njegovo zdravje ali življenje in zdravje oseb, s katerim med opravljanjem prostovoljskega dela prihaja v stik (18. člen ZProst).

Če bo prostovoljec delal s posamezniki iz ranljivih skupin, mora biti v dogovoru tudi izjava prostovoljca, da mu ni bil izrečen varnostni ukrep obveznega psihiatričnega zdravljenja ali prepovedi opravljanja poklica, dejavnosti ali dolžnosti, ki je v zvezi s področjem opravljanja prostovoljskega dela, in da zoper njega ni bil uveden kazenski postopek ali ni bil pravnomočno obsojene za kaznivo dejanje zoper življenje in telo, spolno nedotakljivost ali premoženje. Kot prostovoljska organizacija lahko zahtevate potrdilo iz kazenske ali druge evidence.