Obvezno imenovanje zaupnika za prijavo kršitev v NVO z več kot 50 zaposlenimi

Gre za prijave kršitev predpisov, ki se nanašajo na javni interes in so zaposleni zanje izvedeli v okviru opravljanja svojega dela (npr. pranje denarja, zloraba osebnih podatkov). Kršitve, ki na primer izhajajo iz nespoštovanja obveznosti iz pogodbe o zaposlitvi (npr. redno izplačevanje plač) se ne rešujejo po tem zakonu.

Prijavitelji kršitev (t. i. žvižgači) so lahko tako vaši zaposleni, kot tudi vse druge osebe, ki so vključene v vaš delovni proces (npr. prostovoljci, študentje, pogodbeniki).

Vzpostavitev postopka za prijavo

Vse NVO, ki zaposlujete več kot 50 oseb, morate vzpostaviti postopek prijave kršitev. Postopek obravnave prijave kršitve predpisa mora omogočati popolnost, celovitost in zaupnost informacij ter nepooblaščenim osebam preprečiti dostop do vsebine prijav, podatkov o prijavitelju in o osebah, ki jih prijava zadeva. V ta namen morate sprejeti interni akt, ki bo urejal postopek prijave, in imenovati zaupnika.

Akt za notranjo prijavo mora vsebovati: 

• informacijo o tem, kdo je zaupnik,
• informacijo o tem, kam se prijava posreduje (prijava se ne sme pošiljati na splošni elektronski naslov organizacije, vzpostaviti morate poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav),
• postopek sprejema in obravnave prijave,
• sprejete ukrepe za preprečevanje dostopa do informacij iz prijave nepooblaščenim osebam,
• način obveščanja notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve, oziroma način seznanitve vodstva,
• način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju o postopku za prijavo, obravnavi in zaščiti, do katere so upravičeni prijavitelji, itd.

Za pomoč pri pripravi takšnega internega akta je Ministrstvo za pravosodje RS na svoji spletni strani objavilo vzorec Akta za notranjo prijavo.

Kdo je lahko zaupnik?

Zaupnik mora biti zanesljiva, strokovna in neodvisna oseba, ki uživa zaupanje tako delodajalca kot zaposlenih in drugih oseb, ki sodelujejo v delovnih aktivnostih.

Pomembno je, da zaupnik dela v vaši NVO, saj lahko le tako uživa zaupanje vseh. Zaupnik je namreč tisti, ki bo obravnaval prispelo prijavo, sprejel ukrepe za prenehanje kršitve in z ugotovitvami seznanil vodstvo. Za zaupnika ne morete pooblastiti zunanje osebe (npr. odvetnika). Zaupnik mora namreč dobro poznati delovanje vaše NVO, da bo znal najti način, kako zaposlene ozaveščati o pomembnosti prijav kršitev predpisov, na katere naletijo med svojim delom. Ni priporočljivo, da je zaupnik na primer direktor, saj se tako ne bo moglo doseči namena vzpostavitve zaupnika. Upoštevajte, da mora biti kontakt zaupnika dostopen vsem potencialnim prijaviteljem – torej ne zgolj zaposlenim, temveč tudi študentom, pogodbenikom, prostovoljcem itd. 

Za prejem prijav lahko sklenete pogodbo tudi z zunanjim ponudnikom, s katerim se dogovorite o načinu pošiljanja prejetih prijav zaupniku. Zunanji ponudnik bo prijave nepravilnosti zgolj sprejemal, nato pa jih poslal vašemu zaupniku, ki bo prijavo obravnaval. Če se odločite za to možnost, morate tako zunanjo osebo opredeliti tudi v zgoraj omenjenem internem aktu.

Kaj pa NVO, ki zaposluje manj kot 50 oseb?

Za organizacije, ki zaposlujete manj kot 50 oseb, vzpostavitev notranjega prijavnega postopka in imenovanje zaupnika nista obvezna, sta pa seveda priporočljiva. V primeru, da se ne odločite za vzpostavitev postopka notranje prijave, bo zaposleni lahko takšno kršitev prijavil na pristojen državni organ (npr. na Inšpektorat za delo, Urad za preprečevanje pranja denarja, Informacijskega pooblaščenca ipd. oziroma, če organ, pristojen za to področje, ne obstaja, na Komisijo za preprečevanje korupcije).

Če pri vzpostavitvi sistema prijave kršitev naletite na težave, se lahko obrnete na nas po elektronski pošti na pravo@cnvos.si oziroma nas pokličete na telefonsko številko 01 542 1422.