vodenje učinkovitih sestankov v treh korakih

Po vseh raziskavah in pogovorih, ki smo jih (Transformation Lighthouse raziskave pri naročnikih) v zadnjem času opravili, ugotavljamo, da je po mnenju 89 % zaposlenih največ časa in motivacije izgubljenih na dolgih, brezplodnih sestankih, ki so sami sebi namen.

Če smo se že načeli temo in se podali na pot spreminjanja navad (članek: 10 nasvetov za vodenje zaposlenih na daljavo), zakaj ne bi pričeli ravno s sestanki?

 

1. KORAK: PRED SESTANKOM

  • Sestanek skličite vsaj 1 dan prej. Izgibajte se ad hoc akcijam, saj tako ljudje prihajajo nepripravljeni, v stresu, s seboj vabijo kolege, ker menijo, da sami ne bodo imeli odgovorov na potencialna vprašanja ... Vse to vodi v dolga, brezplodna srečanja, ki se zaključijo z veliko slabe volje.
  • Jasno določite namen sestanka. Naj bodo razlogi in cilji eksplicitno zapisani.
  • Razmislite, kdo resnično mora biti prisoten na sestanku. Od koga želite informacije in komu so namenjene. Ne širite seznama udeležencev samo zato, ker »se nikoli ne ve«. Če je namen jasno določen, je s tem tudi jasno izraženo, kdo sestanku resnično mora prisostovati.
  • Predhodno obvestite vsakega udeleženca, kaj se od njega na sestanku pričakuje. Kakšne materiale naj pripravi in koliko časa bo imel na voljo.
  • Pošljite vabilo preko koledarja s točno določeno agendo, kjer je navedeno, kdo bo o čem govoril in koliko časa. Ne pozabite planirati časa za debato na točke, ki pa ne sme biti daljša od 5 min.
  • Poudarite, da se boste agende držali in da telefoni niso dovoljeni. Če so sestanki dobro načrtovani in se držijo planirane/najavljene časovnice, udeleženci angažirani in vsi na sestanku nujno potrebni, ni potrebe po vzporednih debatah, branju mailov, odgovarjanju na sporočila …
 

2. KORAK: MED SESTANKOM

  • Začnite točno ob uri. Nikar ne čakajte zamudnikov. Če ne boste več čakali, boste sprožili več samoorganizacije časa in spoštovanje določenih ur. Vse prevečkrat se točni prilagajajo zamudnikom. Tako se ne le krade čas udeležencem, temveč tudi ustvarja podlaga za napetost med srečanji. Mirno pričnite in zamudnikov, ko se pojavijo, ne naslavljajte posebej.
  • Check-in – kako se počutimo in kakšna so pričakovanja. Na vsakem sestanku takoj na začetku dajte vsem priložnost, da povedo, kako se počutijo. S tem gradite zaupanje, medosebno povezanost in nastavljate ton srečanja. Seveda naj vsak udeleženec tudi pove, kaj pričakuje od sestanka.
  • Striktno držanje agende. Ta točka bo najzahtevnejša, saj gre za dolgo vzgajano kulturo sestankovanja in bo vsem, vključno s sklicateljem srečanja, najtežje ostati znotraj okvirjev dogovorjenega. Pa nič ne de. Nekje je potrebno začeti. Dogovorite se, da drug drugega spoštljivo opozorite na oddaljevanje od teme.
  • Aktivno poslušanje! Brez skakanja v besedo! Brez vzporednih debat. Fokus na sestanek, ne na telefon. Če je sestanek sklican z vsemi potrebnimi informacijami, časovnica pa pod 60 minutami, to ne sme biti težko. Vzporedne debate in fokus na telefonu se nam zgodijo, ko nas tema ne zanima, ni vezana na naše delo in pa ... če se vleče in vleče. Aktivno poslušanje bo terjalo nekaj treninga in samokontrole. Vedeti pa moramo, da pri aktivnem poslušanju ne potrebujemo večnega ponavljanja, kaj je kdo rekel, ker smo vsi »prisotni«. O skakanju v besedo pa lahko rečemo le, da je nevljudno. 😉
  • Nujno: konkreten zaključek sestanka: kdo, kaj, do kdaj! Ne pustite, da bi se točke dnevnega reda končale z besedami: »to bomo, to se bo ...«. Jasno se dogovorite, kakšne so naloge posameznika in do kdaj se pričakuje, da jih bo opravil.
  • Nujno: vsak ponovi, kaj je njegova naloga, da se uskladi povedano in slišano. Vse prevečkrat predpostavljamo, da povedano vsi enako razumejo. Pa ni tako. Da se izognemo dvomom, vsak, ki prejme nalogo, ponovi, kaj ta naloga je. Vsakemu posebej se zahvalite in pohvalite njegov/njen odličen doprinos, povzemanje, razumevanje ...
  • Nujno: preverimo, če se vsi počutijo dobro! Check-out. Tako kot smo začeli, tudi končajmo. V sproščujočem duhu in pregledu, kako se sedaj počutijo udeleženci in če so bila pričakovanja dosežena. To nam po eni strani daje prostor za ponovno povezavo in gradnjo zaupanja, preden zapustimo prostor, po drugi strani pa sklicatelju sestanka služi kot signal, kaj naj izboljša.
  • Končati točno ob določeni uri! V vzpodbudnem in pozitivnem duhu. Ves čas srečanja naj vam nekdo pomaga pri držanju ritma in spremljanju ure. Iz prakse lahko povemo, da bo to na začetku kar izziv, vendar pa lahko že v roku enega meseca pričakujete spremembe in merite prihranek časa.

Ne glede na resnost obravnavanih tem in debat naj bo energija zaključka srečanja pozitivna. Udeleženci naj ne odhajajo z bremenom neuspehov, temveč z motivacijo za doseganje boljših rezultatov in skupnih doseganj ciljev. Med sestanki ne grajajte neuspehov in ne izpostavljajte posameznikov. Vzpodbujajte iskanje rešitev in predstavite situacijo kot lekcijo, ki  ste se je naučili kot ekipa. Na ta način ustvarjate podlago za izražanje in reševanje konfliktov. Okolje, kjer se vsak počuti varnega, da pove, kar misli. Tako lahko skupno učinkovito dosegate cilje organizacije (še vemo? Lencionijev trikotnik disfunkcij). 😉

Želite pozornost svoji kolegov? Na sestankih/srečanjih v naslednjem koraku vključujte aktivnosti. Naj člani kolegija, odbora, ekipe ... sodelujejo. Več aktivnosti kot vključite, bolj pozorni bodo udeleženci vašega sestanka.

  • Merjenje razpoloženja: med sestankom pozovite udeležence, da vam s položajem rok ali npr. z obarvanimi kartončki (rdeč, rumen in zelen) signalizirajo, kakšno je njihovo počutje. Če je precej slabše kot na začetku, preverite, kaj je sprožilo tako reakcijo. Očitno se je pojavil nek dvom ali nerazumevanje. To takoj razrešite, da lahko konstruktivno nadaljujete. Če pa je razpoloženje boljše, proslavite s kakim kratkim veselim medklicem ali aplavzom in pojdite naprej s še večjim zagonom.

Pri virtualnih sestankih dodajte nekaj kreativnosti in, skupaj z ekipo, izdelajte kartončke, ki si jih pokažete v različnih primerih. Npr.:  ste že slišali, da je najbolj uporabljen citat letošnjega leta: »Ne slišimo te«? Za vzpodbujanje ekipnega duha in drugačno perspektivo do sestankov izdelajte kartončke z najbolj pogostimi »šumi« med skupnimi klici in se dogovorite. Ko se priložnost ponudi, se preprosto pokaže kartonček. 😊

  • Merjenje razumevanja: kot pri razpoloženju naj vam signalizirajo, če vsi razumejo. Tudi za merjenje razumevanja lahko izdelate kartončke.
  • Ocenjevanje – namesto da za vsako temo odpirate dolge razprave, omogočite ocenjevanje sodelujočim. Lahko uporabljate preprosta orodja, kot sta kahoot ali mentimeter, kamor pred sestankom vnesete ustrezne točke. Ko pride čas, udeleženci sestanka samo vpisujejo svoje preference. Izjemno lahek in hiter način za zbiranje mnenj. Obenem pa  udeležencem pokažete, da vam je njihovo mnenje pomembno in je ne le slišano, temveč tudi upoštevano.
  • 5 minut za novo veščino za spremembo ekipne navade: ko boste sestanke skrajšali s klasičnih 2,5 ur na 45 minut (verjemite, da je popolnoma izvedljivo), dodajte enkrat na teden ali dva (odvisno od dinamike sestankov) minute za nove veščine. Vzpodbujajte prenos znanj med kolegi – formalnih in neformalnih.
  • “Score board” – spremljanje napredka in nagrajevanje: skupaj najdite način, kako boste spremljali napredek svojih srečanj. S čim se boste kot ekipa nagradili, kako proslavili.

In podobno. Pogumno si izmišljajte nove in nove načine. Ne sami – s svojimi ekipami. Naj sestanki ne bodo več na seznamu najmanj zaželenih opravil v organizaciji. Naj postanejo center, kjer se generirajo odlične ideje za prihodnost, kjer se realizirajo, dosegajo in presegajo cilji. Predvsem pa naj postanejo okolje, kjer je vsakdo slišan in cenjen.

 

3. KORAK: PO SESTANKU

  • Zapisnik udeležencem. Ko je sestanek še »svež«, udeležencem posredujte kratek povzetek in zapis, da lahko kasneje osvežijo, kaj je bilo povedano in dogovorjeno.
  • Check lista (vprašalnik) o kvaliteti sestanka. Naj vam ne bo škoda časa dodati nekaj vprašanj o kvaliteti sestanka, da lahko naslednja srečanja izboljšate. Samo 3 točke so dovolj, da lahko napredujete in učinkoviteje pripravite naslednje srečanje.
  • Najava naslednjega sestanka. Da lahko vsak posameznik planira svoje aktivnosti, je zaželeno, da se najave delajo čimbolj vnaprej.
  • Prejemniki zapisnika takoj posredujejo zaključke vsem, ki jih sestanek posredno zadeva. Ker ves čas govorimo tudi o deljenju informacij med kolegi, povezovanju ..., vzpodbujajte udeležence, naj delijo zapisnik sestanka med ostale kolege. Tako nihče ne bo imel občutka izključenosti, obenem pa bo lahko povedal, če  ga katera od tem bolj zanima in  bi na naslednjem sestanku sodeloval   tudi sam.
  • Dodamo vzpodbudno misel in pohvalo! Prav tako kot sestanek tudi zapisnik zaključimo v pozitivnem duhu in dodamo pohvalo, motivacijski stavek, vzpodbuden citat …

Če boste vsaj polovico sestankov uspeli predrugačiti še v tem letu, vam bo že v januarju ostalo nekaj dodatnega časa za ekipo, povezovanje, inoviranje ... ali čas zase in počitek.

 

Ne pozabite: obvladovanje časa  prinaša manj stresa in kvalitetnejše življenje. Zakaj ne bi začeli pri sestankih? 😊

 

Pa srečno in bodite zdravi!

Urška Jež, ustanoviteljica in direktorica podjetja Transformation Lighthouse

____________________

Pripravo tega prispevka je sofinanciralo Ministrstvo za javno upravo iz Sklada za NVO v okviru Javnega razpisa za podporno okolje za razvoj nevladnih organizacij 2019 - 2023.