Davčna obravnava povrnitve stroškov prevoza na delo in z dela: zbrali smo odgovore na pogosta vprašanja

Ali je možno, da izplačujemo stroške prevoza na delo glede na kilometrino, tudi če obstaja javni prevoz?

Uredba ne določa višine povračila stroškov prevoza, temveč določa le davčno obravnavo tega povračila. Uredba je namreč davčni predpis. Zato še vedno velja, da je delavec upravičen do povračila stroškov, kot so določeni v njegovi pogodbi o zaposlitvi. Če je tako npr. v njegovi pogodbi o zaposlitvi določeno, da mu pripada povračilo prevoza v višini cene najcenejšega javnega prevoza, mu morate povrniti sredstva v tej višini. Če ima določeno, da mu pripada povračilo prevoza v višini npr. 0,18 EUR na kilometer, pa je upravičen do povračila sredstev po izračunu kilometrine.

Sprememba, ki jo Uredba prinaša, pa pomeni, da stroški javnega prevoza niso več relevantni za določanje višine neobdavčenega zneska povračila potnih stroškov.  Po novem se tako v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza v višini 0,18 EUR za vsak polni kilometer razdalje med delavčevim običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela. Dodatno pa se lahko uporabi tudi pravilo, da se ne glede na število kilometrov v davčno osnovo ne všteva povračilo do višine 140 EUR na mesec, če delavec živi vsaj 1 kilometer od delovnega mesta in je na delovnem mestu prisoten vsaj en dan v mesecu.

Kaj pa, če je višina povračila glede na kilometre (po 0,18 EUR) višja od 140 EUR mesečno?

Tudi če višina povrnjenih stroškov prevoza na delo presega 140 EUR mesečno, so lahko ti neobdavčeni (izvzeti iz davčne osnove), če so izračunani po formuli 0,18 EUR za vsak polni kilometer od delavčevega bivališča do kraja opravljanja dela in nazaj za vsak dan prisotnosti na delovnem mestu. 

Primer:

Delavec je upravičen do povračila mesečne vozovnice v višini 165 EUR. Živi 50 km od delovnega mesta. Mesečna obveznost je 20 delovnih dni. Delavec je bil prisoten vse dni.

Ker je delavec glede na davčni predpis (uredbo) upravičen do 360 EUR neobdavčenih stroškov prevoza (50km *2 (obe smeri prevoza) *20 (prisotnih delovnih dni)* 0,18 (neobdavčeni znesek na kilometer) = 360 EUR), je povračilo 165 EUR, ki mu pripada po njegovi pogodbi o zaposlitvi, v celoti neobdavčeno.

Kako se določa število kilometrov od delavčevega bivališča do delovnega mesta?

Za določanje kilometrov se uporabi pravilo »najkrajše cestne povezave«. To pomeni, da se uporablja dolžina v kilometrih in ne čas, ki bi ga delavec potreboval, da bi opravil razdaljo med svojim prebivališčem in mestom opravljanja dela. Tako se npr. pri določitvi neobdavčenega zneska kilometrine upošteva povezava po lokalnih in magistralnih cestah (če je dolžina te povezave v kilometrih krajša od avtocestne povezave, četudi zaposleni koristi avtocestno povezavo). Upoštevati je treba cestne povezave, ki so varne in se redno vzdržujejo.

Za merjenje razdalje se lahko uporablja različne vire, navadno se jo določi s katerim od spletnih zemljevidov (npr. Google Zemljevidi ali najdi.si zemljevidi).

Kako obračunati prevoz, če zaposleni živi na dveh naslovih: stalnem in začasnem prebivališču? Ali se lahko obračuna prevoz iz obeh naslovov, po dnevih?

Uredba ne določa višine povračila stroškov prevoza, temveč določa le davčno obravnavo tega povračila. Za neobdavčeno se šteje povrnitev potnih stroškov prevoza na delo in iz dela od delavčevega običajnega prebivališča do kraja opravljanja dela. Za običajno se šteje tisto prebivališče, ki je najbližje mestu opravljanja dela – ne glede na to, ali gre za stalno ali začasno bivališče.

Če se delavec vozi na delo iz dveh ali več prebivališč, se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza na delo in z dela od prebivališča, ki je najbližje mestu opravljanja dela. Če se iz drugega prebivališča, ki ni najbližje mestu opravljanja dela, delavec vozi vsaj štirikrat tedensko, se to drugo prebivališče lahko šteje za običajno prebivališče. V tem primeru se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza od tega (od mesta opravljanja dela bolj oddaljenega) prebivališča.

Ali mora prostovoljec prinesti mesečno karto z navedenim imenom?

Ne, če seveda to ne zahteva organizacija sama na podlagi lastnih pravil povračila stroškov. Za presojo, ali je strošek obdavčen ali ne, pa takšno dokazilo NI potrebno. Uredba, ki je določala, da so iz davčne osnove izvzeta povračila stroškov nakupa mesečne osebne neprenosne vozovnice javnega prometa, je bila razveljavljena.

Kako je urejeno povračilo stroškov prevoza na delo, če delavec v enem dnevu obišče več uporabnikov naših storitev?

Za povrnitev stroškov prevoza na delo in z dela se uporablja razdalja med običajnim prebivališčem delavcem in kraja opravljanja dela. Kraj opravljanja dela pomeni kraj, kjer delavec začne opravljati delo. Pravila za davčno obravnavo povrnitve stroškov prevoza na delo in z dela se torej uporabljajo za prevoz delavca od svojega doma do prvega uporabnika. Za prevoz od prvega do naslednjih uporabnikov se uporabljajo pravila glede davčne obravnave službenih poti. Če delavec uporablja svoje prevozno sredstvo, se v davčno osnovo ne šteje povrnitev potnih stroškov do 0,37 EUR za vsak prevoženi kilometer.

Delavec je na podlagi pogodbe o zaposlitvi upravičen do povračila stroškov prevoza v višini mesečne vozovnice, ki znaša 39 evrov. Delavec se na delo vozi iz 3,2 km oddaljenega kraja. Po kilometrini mu neobdavčeno pripada le 22,68 EUR. Mu moramo sedaj nakazati kilometrino?

Ne, delavec je tudi po spremembi Uredbe še vedno upravičen do zneska povračila, kot mu pripada po pogodbi o zaposlitvi. Uredba tudi določa, da za povračila stroškov prevoza v primeru, ko so ta nižja od 140 EUR (in je bil delavec vsaj 1 dan prisoten na delu in je od dela oddaljen vsaj 1 kilometer) velja, da je znesek povračila do 140 EUR neobdavčen. Tako bo tudi vaš delavec še naprej prejel celotno povračilo prevoza po pogodbi o zaposlitvi neobdavčeno.

Ali morda obstaja kakšen vzorec Izjave o prevozu na delo?

Posebna oblika izjave ni predpisana. Izjava je zgolj priporočena. Zadostuje, da vas delavec na pregleden način obvesti o kraju, iz katerega dejansko prihaja na delo oziroma o razdalji.

Kolikšno pa je povračilo za službene poti?

Če delavec uporablja svoje prevozno sredstvo, se v davčno osnovo ne šteje povrnitev potnih stroškov do 0,37 EUR za vsak prevoženi kilometer.

Ali uredba velja le za zaposlene v organizaciji ali tudi za prostovoljce?

Pravila glede davčne obravnava povrnitve stroškov v povezavi z delom se uporabljajo tudi za povrnitev stroškov prostovoljcem.

Ali mora biti v pogodbi o zaposlitvi nujno napisan znesek povračila?

Ne. Znesek povračila stroškov prevoza na delo in z dela je lahko določena tudi s splošnim aktom delodajalca ali drugimi predpisi (npr. kolektivne pogodbe).