Pred seminarjem z naslovom "Kako znižati stroške in povečati učinkovitost poslovanja z uvedbo računovodstva v organizacijo" smo se z Majo Sporn, vodjo financ na CNVOS, pogovarjali o prednostih in slabostih uvajanja lastnega računovodstva v organizacijo, o nalogah, ki se jih lahko naučimo sami, o tem, komu se lastno računovodstvo finančno splača in komu ne …
1. Maja, katerim organizacijam priporočaš uvedbo lastnega računovodstva? Kaj vse uvedba zahteva?
Uvedbo lastnega računovodstva priporočam organizacijam, ki imajo v teku več kot en projekt. Takrat namreč stroške delimo po projektih in lastno računovodstvo omogoča popolno kontrolo odhodkov in prihodkov v vsakem trenutku. Če ima projekt pod kontrolo nekdo, ki vsak trenutek ve, kaj se s odhodki in prihodki dogaja, jih lahko tudi pravilno knjiži.
2. Katera je, po tvojem mnenju, kajti sama imaš veliko izkušenj, glavna prednost lastnega računovodstva?
Glavna prednost je predvsem v tem, da je organizacija zaradi znanja vodenja knjig močnejša. Ko se znajdeš v vlogi finančnika, kmalu ugotoviš, da je administracije veliko in kako zelo pomembna je. Znanje s področja računovodstva pride prav tudi pri prijavah na razpise in pri uspešnejšem vodenju obstoječih projektov ter poveča možnosti pri pridobivanju novih projektov. Vsekakor pa lastno vodenje poveča kontrolo nad finančnim stanjem organizacije in pomaga pri učinkovitejšem načrtovanju stanja v prihodnosti.
3. Kako pa je s stroški? Najbrž je treba dobro premisliti, ali se organizaciji bolj splača zunanji izvajalec ali lasten računovodja. Kako izbrati tisto optimalno možnost?
Stroški nastanejo v obeh primerih. Če ima zunanjega izvajalca, to za manjšo organizacijo predstavlja velik strošek. Zato organizacije velikokrat razmišljajo o osebi v kolektivu, ki bi prevzela vsaj del nalog. V tem primeru je potrebno urediti programe za vodenje knjig. Tiste res najmanjše organizacije se v praksi ne odločajo za tak način dela. Največ pa pridobijo organizacije, ki imajo vsaj dva ali več zaposlenih. Tako se strošek vodenja računovodstva zmanjša povprečno za polovico, če vsak od zaposlenih prevzame del nalog. Pri večjih organizacijah pa opažam, da brez (vsaj delno) lastne kontrole nad računovodstvom ne gre. Situacija, več projektov naenkrat, jih prisili v lastno vodenje in kontrolo.
4. Četudi se za lastno računovodstvo ne odločimo, katere pa so vseeno stvari, ki se jih lahko lotimo sami in si s tem zmanjšamo stroške?
Stroški se zmanjšajo takrat, ko imamo svoj računovodski program in z njim delamo sami. Veliko se lahko naučimo tudi sami. Lahko se odločimo tudi le za opcijo, da sami knjižimo račune in bančne izpiske, ker to znatno zniža strošek računovodstva. Vendar pa na drugi strani zahteva nakup zahtevanih programov ter osebo, ki je pripravljena sprejeti odgovornost.
