Pred dvodnevno delavnico, na kateri boste spoznali vse, kar nevladna organizacija potrebuje na poti od projektne ideje do zaključnega poročila, smo se pogovarjali z Veroniko Vodlan, projektno vodjo na CNVOS, ki ima za sabo več kot 100 uspešno realiziranih projektov, tako domačih kot mednarodnih.
Veronika, ko nevladna organizacija uspe na razpisu, je veselje veliko, delovna vnema na vrhuncu. Ampak, kaj so tiste prve naloge, da se navdušenje čimprej usmeri v realizacijo.
Še enkrat dobro prebrati projektno prijavo. Včasih od prijave do odobritve mine precej časa in zato je potrebno preveriti, ali vse načrtovane aktivnosti še vedno prispevajo k cilju. Prav tako je nujno, da se končne verzije delijo z vsemi partnerji ter se jasno razdelijo naloge.
Kaj pa mednarodni projekti, projekti s partnerji iz drugih držav? Kako se tam dobro organizirati?
Hja, pri delu z mednarodnimi partnerji je nujno upoštevati lokalne značilnosti. Če na primer delate z Grki ali Sicilijanci, je potrebno upoštevati tudi njihov urnik dela. Običajno so, sploh v poletnem času, nedosegljivi od enih do treh popoldan. Poseben izziv so tudi časovne razlike in različne delovne navade. A na koncu tudi tu velja, da dobra in redna komunikacija lahko reši marsikateri zaplet.
Katere pa so tiste najpogostejše težave, ki se v obdobju izvajanja projekta največkrat pojavijo? Je to zamujanje pri rokih ali problemi s finančno kontrukcijo?
Zelo odvisno od projekta do projekta. Največje težave so verjetno vsakič znova povezane s komunikacijo s financerjem. Včasih se jih preveč bojimo in z njimi v bistvu ne komuniciramo. Le pošiljamo jim poročila, pozabljamo pa na to, da tudi oni z razpisom zasledujejo neke svoje cilje in da je tudi njim v interesu, da ima naš projekt čim boljše rezultate. So pa projekti "živa" stvar in redki so bili izvedeni točno tako, kot so bili napisani. Okoliščine se spremenijo in prav je, da se nanje odzovemo tudi mi. Seveda v sodelovanju s financerji ...
In ko je projekta enkrat konec in uredimo vse obveznosti do financerja ... zdi se, da največkrat zmanjka časa za (samo)evalvacijo, ki pa je v resnici še kako pomembna. Zakaj?
Predvsem zato, da ne ponavljamo starih napak in da se tudi drugi lahko iz tega kaj naučimo. Če smo se med projektom naučili, da določen način dela ni primeren za določeno ciljno skupino, potem je nujno, da te informacije delimo tudi z ostalimi v organizaciji. Prav tako se z vsakim projektom naučimo še mnogo drugih stvari - kateri zunanji izvajalci so se držali dogovorov in kateri ne; s katerimi partnerji bomo še naprej sodelovali in kateri se niso izkazali za zaupanja vredne; kje so naše šibke točke ... vse to pa organizacijo bogati in ji omogoča, da raste.
Če se vrneva k delavnici? Kakšno znanje in informacije bodo udeleženci odnesli po 16 urah dela in ... komu delavnico pravzaprav najbolj priporočaš?
Ker sem prepričana, da se na lastnih napakah največ naučimo, so vse moje delavnice praktično usmerjene. Tako imajo udeleženci možnost, da napake storijo na delavnici, v varnem okolju, in jih zato ne ponavljajo pri samem delu. Veliko bo govora o razdeljevanju nalog, vodenju skupine/tima, finančnem spremljanju projekta, a tudi o poročanju in odnosu s financerji. Priporočam jo predvsem vsem tistim, ki so zadolženi za vodenje projekta in morajo pri svojem delu usklajevati več ljudi in aktivnosti.
