Pred delavnico o uspešnem finančnem spremljanju projektov smo se pogovarjali z Veroniko Vodlan, projektno vodjo na CNVOS, ki krmarjenje med porabo ter delitvijo stroškov med različne projekte opravlja z rutino.
1. Veronika, najbrž gre za klasično (NVO) zgodbo – več projektov in več financerjev … Kje se v teh primerih, ki jih najbrž ni malo, največkrat zalomi?
Ja, to je verjetno res klasična zgodba. Zalomi se predvsem pri porazdelitvi stroškov, ki niso vezani izključno na (en) projekt (na primer plače), ter pri spremljanju, kateri strošek na kateri projekt.
2. Predstavljamo si, da se take situacije dogajajo večinoma le nevladniškim začetnikom. Je temu res tako?
Na prvi pogled se morda res zdi tako, a dostikrat se zalomi tudi pri kateri od večjih in uveljavljenih nevladnih organizacij.
3. Če bi morala izbrati eno stvar, na kaj morajo biti projektni vodje, ki krmarijo med več viri prihodkov, najbolj pozorni.
Vsekakor je na prvem mestu dvojno financiranje – to jih lahko namreč najbolj kaznuje. Nujno je tudi pravilno knjiženje in preverjanje kontnih kartic, če imajo organizacije zunanje računovodstvo. Pogosto se zgodi, da računovodstvo ne upošteva navodil, ki jih dobi od organizacije.
4. Kaj bodo udeleženci od delavnice odnesli in komu jo še posebej priporočaš?
Udeleženci bodo dobili vpogled v različne sisteme spremljanja stroškov in porabe, ki jim omogočajo, da v vsakem trenutku točno vedo, kje finančno stojijo – na kateri postavki so sredstva že porabili, kje jim sredstva ostajajo, katerih sredstev ne bodo porabili ... Na ta način bodo lahko pravočasno poskrbeli za prenos sredstev na druge postavke in tako počrpali vsa sredstva, ki jih imajo na voljo. Delavnico priporočam vsem tistim organizacijam, ki vodijo več projektov hkrati ali pa imajo en večji projekt z omenjenim prenosom sredstev z ene postavke na drugo (npr. iz plač na zunanje izvajalce).
