Katere so najpogostejše napake pri ustanovitvi in registraciji društva?

Upravna enota (UE) preveri, ali so predloženi vsi dokumenti ter njihovo skladnost z Zakonom o društvih. Če je vloga nepopolna oziroma ugotovi neskladnost z zakonom, UE društva ne vpiše v register in zahteva dopolnitev. 

Da bi ustanovitev in tudi delovanje teklo bolj gladko, smo pripravili seznam najpogostejših napak, ki podaljšujejo in zapletajo registracijo društva.

Sedež

Društvo mora v temeljnem aktu določiti sedež, ki je kraj oziroma naselje (npr. Stična, Šempeter, Beltinci, itd.), kjer deluje oziroma kjer je dosegljivo in ima poštni naslov.

Napaka, ki se pogosto pojavi, je, da kot sedež v statutu navedejo občino, kraj pošte oziroma poštno številka in pošto.

Mnoga društva v temeljni akt vpišejo še polni poslovni naslov, kar sicer ni nezakonito, vendar lahko vodi do nepotrebnih zapletov.

Bolj praktično je v statutu določiti samo:

• sedež (kraj) in
• kateri organ ima pristojnost odločati o poslovnem naslovu znotraj sedeža.

Ime

Pri določitvi imena se pojavlja več težav, predvsem:

• Iz imena ni razvidna

Iz imena mora izhajati njegova dejavnost. Zadošča že kratek opis dejavnosti, na primer kulturno društvo, teniško društvo, društvo za varovanje vodnih ekosistemov, društvo ljubiteljev harmonike itd.

Včasih poskušajo registrirati ime, ki ne nakazuje njihove dejavnosti, na primer Klub Vesela Luna, Društvo Plus Minus ipd. To so lahko primerna skrajšana imena, ne pa tudi polna imena društev.

• Napake na dvojezičnih območjih

Na območjih, kjer so narodne skupnosti, mora biti polno ime društva v obeh uradnih jezikih, a društva izberejo ime le v enem jeziku, kar ne zadošča.

• Skrajšano ime ne vsebuje besede društvo, združenje, klub ali družina.

Tudi skrajšano ime mora vsebovati besedo društvo, združenje, klub ali družina. Če na primer vzamemo Društvo za varovanje vodnih ekosistemov – za skrajšano ime ne bi zadoščala kratica, na primer DVVE. V skrajšanem imenu lahko izpustimo opis dejavnosti, za ostale elemente pa veljajo enaka pravila kot za polno ime društva.

• Ime društva ima elemente v tujem jeziku.

Predvsem zaradi široke uporabe angleščine društva včasih poskušajo registrirati imena, ki vključujejo angleške besede. To ni dopustno, razen v nekaterih izjemah, in sicer:

• če gre za ime ali del imena mednarodne zveze društev, katere član je društvo,
• gre za osebno ime znamenite osebnosti ali druge pravne osebe (za kar je potrebno njihovo soglasje),
• gre za tuje besede, ki označujejo dejavnost društva, pa slovenski jezik zanje nima ustreznega izraza;
• gre za domišljijsko poimenovanje, ali
• gre za mrtvi jezik.

V teh izjemnih primerih so lahko besede v tujem jeziku dodatna sestavina imena, a ne morejo nadomestiti obveznih sestavin v slovenskem jeziku (beseda društvo, združenje ali klub in nakazana dejavnost).

• Ime se ne razlikuje dovolj od imen drugih društev

Če je ime preveč podobno imenu drugega društva, lahko prej registrirano društvo izpodbija odločbo o registraciji poznejšega društva. Zato priporočamo, da pred ustanovitvijo v poslovnem registru preverite, ali obstaja društvo s podobnim imenom. V registru je prav tako treba preveriti kategorijo "nameravane firme", saj obstaja možnost, da si je drugo društvo ime rezerviralo že pred samo registracijo.

Izvedba ustanovnega zbora

Na ustanovnem zboru ustanovni člani ustanovijo društvo, sprejmejo temeljni akt in imenujejo prve organe društva.

Vloga za registracijo vsebuje:

• seznam ustanoviteljev,
• temeljni akt,
• predlog glavne dejavnosti in
• zapisnik seje ustanovnega zbora.

Nepopolnosti in napake, do katerih prihaja v dokumentaciji, potrebni za registracijo, so predvsem:

• Seznam ustanoviteljev in zapisnik ustanovnega zbora nista usklajena.

Društvo ima najmanj tri ustanovne člane. Ustanovijo ga člani soglasno, zato morajo biti vsi ustanovitelji navzoči. Poskrbite, da se seznam ustanoviteljev in zapisnik seje glede navzočih oseb in oseb, ki so glasovale za ustanovitev, ujemata.

Primer: 10 oseb se odloči ustanoviti društvo, vendar se ustanovnega zbora udeleži in za ustanovitev društva glasuje le 6 oseb (njihova imena in podatki so navedeni tako v zapisniku kot na seznamu ustanoviteljev). Ustanovni člani so lahko samo osebe, ki so se udeležile ustanovnega zbora. Če osebe ni bilo na ustanovnem zboru, ne more biti med ustanovitelji. Ostale 4 osebe se lahko torej včlanijo kasneje in tako postanejo enakovredni člani, ne bodo pa mogle biti ustanovni člani.

• Seznam ustanoviteljev nima vseh podatkov.

Za vsakega ustanovitelja je treba navesti: ime, priimek, naslov stalnega prebivališča, datum rojstva, spol, državljanstvo in podpis.

• Imenovani zastopnik ni član društva.

Vsi člani organov morajo biti člani društva.

• Akta ni podpisal zakoniti zastopnik.

Zakon določa, da mora akt podpisati zakoniti zastopnik (predsednik) društva.

• Seja ni izvedena v skladu s statutom.

Društva si včasih določijo zapletena pravila za izvedbo zbora članov – na primer, da morajo zapisnik ali statut podpisati zastopnik in dva overitelja, da je treba izvoliti delovno predsedstvo in tričlansko verifikacijsko komisijo in podobno. Na ta pravila potem pozabijo ali se jih ne držijo na ustanovnem zboru (ali poznejših zborih).

To je marsikdaj razlog za zavrnitev vloge za registracijo, saj morajo biti postopki izvedeni skladno s statutom. Priporočamo, da postopke čim bolj poenostavite, da ustrezajo vašim realnim zmožnostim.

• V zapisnik niso vključeni vsi sprejeti sklepi.

Ključni so predvsem:

• sklep o ustanovitvi,
• sklep o sprejemu temeljnega akta,
• sklep o izvolitvi zastopnika.

Vsi ti morajo biti izglasovani, kar mora izhajati iz zapisnika.

Glavna dejavnost, namen ter cilji in naloge

Najpogostejša napaka na tem področju je, da namen in cilji niso ustrezno določeni.

Zakon določa, da je treba v temeljnem aktu med drugim določiti:

• namen,
• cilje ter
• naloge oziroma dejavnosti.

Prav tako so vse tri kategorije prevečkrat določene skupaj, presplošno in nejasno.

Namen je najširša usmeritev delovanja, na primer združevanje amaterskih pisateljev fantazijskih knjig v slovenskem jeziku. 

Društva mnogokrat spregledajo oziroma napačno razumejo predvsem cilje ter jih pomešajo z dejavnostmi oz. nalogami.

Cilji so konkretne izboljšave oziroma spremembe, ki jih želi doseči, na primer razvoj fantazijske literature v slovenščini, večja povezanost amaterskih piscev, boljši pogoji za ustvarjalno delovanje članov, večje število prijav slovenskih avtorjev na mednarodne natečaje itd.

Dejavnosti pa so konkretni načini, kako bodo te cilje dosegali, na primer mesečna srečanja, podpora pri prijavi na natečaje, izobraževanja itd.

Stalna napaka je določitev pridobitne dejavnosti za glavno.

Nemalokrat je napačna določitev glavne dejavnosti kot pridobitne dejavnosti s šifro SKD (Standardne klasifikacije dejavnosti), na primer: Glavna dejavnost društva je 90.111 Literarno ustvarjanje.

Pri društvih je glavna dejavnost nepridobitna – to pomeni, da med svojimi nepridobitnimi dejavnostmi izberete tisto, ki je najbolj ključna za vaše delovanje.

Če gre za društvo pisateljev, za glavno dejavnost lahko izberete denimo:

• povezovanje amaterskih piscev fantazijskih romanov ali
• podporo in svetovanje amaterskim piscem

Pridobitna dejavnost

Najpogostejše napake pri registracijah pridobitnih dejavnosti so:

• Pridobitna dejavnost ni registrirana v skladu z Standardno klasifikacijo dejavnosti, s petmestno številko in ustreznim poimenovanjem iz SKD;
• Pridobitna dejavnost ni zadostno povezana z nepridobitnim namenom in cilji – na primer kulturno društvo registrira proizvodnjo sladoleda ali računalniško svetovanje brez smiselne razlage, zakaj.
• Društvo se bo financiralo s sredstvi sponzorjev, pa ne registrira pridobitne dejavnosti: 120 Posredovanje oglaševalskega prostora.

Da je dejavnost povezana z namenom in cilji društva, pomeni:

• da neposredno pripomore k njihovemu uresničevanju, pri čemer doprinos ni izključno finančen, ampak je vsebinsko smiseln glede na cilje in namen, in
• se opravlja kot dopolnilna dejavnost le v obsegu, ki je potreben za uresničevanje namena in ciljev.

Zastopanje

Drugi zastopnik

Društvo lahko zastopa le oseba, za katero je to jasno določeno v temeljnem aktu. Najpogostejše napake glede njegovega zastopanja se pojavljajo v zvezi z drugim zastopnikom (običajno podpredsednikom) društva in njegovimi pooblastili za zastopanje, predvsem v času predsednikove odsotnosti ali nezmožnosti za delo oziroma v primeru njegovega odstopa.

V statutih so pooblastila drugega zastopnika nemalokrat določena nejasno, zaradi česar ga ni mogoče vpisati v register ali pa se pojavljajo težave, ko je treba nadomeščati predsednika.

Društvo lahko v statutu določi drugega zastopnika, ki se lahko vpiše v register ali ne. Jasno morajo biti določene meje in pooblastila za zastopanje. Možnosti so na primer:

• da oba zastopnika društvo zastopata samostojno in neomejeno in se oba vpišeta v register;
• da drugi zastopnik zastopa društvo omejeno (brez vpisa v register oziroma z vpisom v register), in sicer v primeru predsednikove odsotnosti ali njegove nezmožnosti za delo ali na podlagi njegovega pooblastila,
• da drugi zastopnik zastopa društvo v primeru predsednikovega odstopa ali razrešitve in v tem primeru postane predsednik do konca mandata, in podobno.

Pogoji za članstvo in odločanje o njem

Nejasni pogoji

Težavo lahko predstavljajo presplošni pogoji za članstvo ali pogoji, za katere ni jasno, kako bi jih član izpolnil.

Da bi se izognili kasnejšim težavam pri sprejemu med člane, morajo biti pogoji konkretni oziroma mora biti konkretno določen način, kako bo oseba izkazala, da jih izpolnjuje (z izjavo, priporočilom člana, certifikatom ipd.).

Pravice in obveznosti

Mnogokrat se v statutih pojavljajo napake glede ureditve pravic in obveznosti članov.  

Omejevanje pravic članov zaradi neporavnanih obveznosti

Določba v statutu, da član ne sme izstopiti, dokler ne poravna obveznosti do društva (neplačane članarine), ni skladna z zakonom.

Članstvo je namreč vedno prostovoljno in vsak član lahko iz društva kadarkoli izstopi. Morebitne neporavnane obveznosti do društva iz časa trajanja članstva obstajajo tudi po izstopu in so iztožljive.

Določba, da lahko člani glasujejo ali na drug način sodelujejo v upravljanju le, če so poravnali članarino, ni zakonita.

Njeno neplačevanje je lahko razlog za izključitev člana, a dokler je ta včlanjen, ima pravico do enakopravnega sodelovanja v društvu.

Članstvo mladoletnih

Napaka, ki se nenehno pojavlja, je, da ni določeno, kako pri upravljanju sodelujejo mladoletni člani.

Zakon določa, da je treba v temeljnem aktu določiti način sodelovanja mladoletnikov pri upravljanju društva ter njihove posebne pravice in dolžnosti. V skladu z načelom enakopravnosti članstva jim je treba omogočiti sodelovanje pri upravljanju.

Način obveščanja

Pogosto način obveščanja članov ni dovolj jasno določen.

Temeljni akt mora jasno določati pravice in obveznosti članov, kar vključuje:

• na kakšen način bodo obveščeni (npr. prek elektronskega naslova, po pošti) in
• roki za pošiljanje – kdaj se šteje, da so z gradivi in sklici seznanjeni (npr. 15 dni zborom članov).

Kršitve in sankcije

Statuti včasih ne določajo, kaj se zgodi, če ga člani kršijo.

V statutu morate določiti:

• kaj predstavlja kršitev,
• kakšne so možne sankcije ter
• kateri organ vodi postopek.

Možne so še druge določbe (kako se uresničuje pravica do pritožbe, roki, pritožbeni organ ipd.), lahko pa so te določene v disciplinskem pravilniku. Bistveno je, da so v primeru spora čim bolj jasne obveznosti člana in postopek, v katerem se ugotavljajo kršitve.

Javnost delovanja

Napako v statutu predstavlja izostanek določbe o načinu zagotavljanja javnosti dela.

Člani morajo imeti tudi pravico do vpogleda v finančno in materialno poslovanje društva. Statut določi, kako se to izvaja, upoštevajoč morebitne omejitve zaradi varovanje osebnih podatkov ali druge razloge, pri čemer morajo biti te razumne, sorazmerne in ne smejo kršiti pravic članov do informiranosti o finančnem in materialnem poslovanju.

Upravljanje in organi

Obvezni organi društva so zbor članov, zastopnik in nadzorni organ (za nadzor nad finančnim poslovanjem). Za njegovo lažje upravljanje pogosto določijo še upravni odbor, ki sicer ni obvezen – upravljavske naloge lahko razdelijo med predsednika in zbor članov.

Društva v statutih pogosto pretirano zapletejo organizacijo, na primer z določanjem večjega števila dodatnih organov (tajnik, blagajnik in podobno), hkrati pa ne razdelijo vseh ključnih funkcij. Ključne funkcije predstavljajo:

• odločanje (za najpomembnejše odločitve občni zbor, za določene odločitve in odločitve rednega delovanja pa predsednik ali upravni odbor),
• upravljanje oziroma izvrševanje odločitev (upravni odbor ali predsednik),
• zastopanje in predstavljanje društva (zastopnik, predsednik, direktor),
• nadzorstvo nad finančnim poslovanjem (običajno nadzornik ali nadzorni odbor) ter
• ugotavljanje kršitev članov (nadzorni organ, disciplinska komisija, upravni odbor).

Rešitev je lahko, da namesto določanja velikega števila organov in njihovih nalog statut določi možnost, da predsednik ali upravni odbor za izvajanje posameznih nalog pooblasti člane.

Za vsak organ je treba določiti naloge, mandat, sklic organa in način sprejemanja odločitev.

Nadomeščanje članov

Pogosto pride do izostanka določb o tem, kaj se zgodi v primeru predčasnega odstopa ali razrešitve člana organov.

Čeprav tega zakon izrecno ne zahteva in to samo po sebi ni razlog za zavrnitev registracije, je smiselno vnaprej poskrbeti, da ni težav pri delovanju ali zmede glede tega, kaj je treba storiti v primeru odsotnosti, odstopa ali razrešitve.

Določijo se lahko na primer nadomestni člani ali delovanje organa v manjšem številu do izteka mandata.

Korespondenčna seja

Društva pogosto želijo izvajati seje organov z uporabo informacijske tehnologije, a za to nimajo ustreznih določb v statutu.

Smiselno je, da v njem določijo, da se seje organov lahko izvedejo tudi na daljavo ali korespondenčno.