9 stvari, ki jih morate vedeti, preden se lotite izdelave strateškega načrta

Matej Cepin

Čas, ko je država ustavljena, lahko vašo nevladno organizacijo pahne na rob preživetja. Morda vam grozi nezmožnost opravljanja dejavnosti, morda finančna likvidnost, morda pa kolaps družbenih sistemov, od katerih ste odvisni.

Morda pa je za vašo organizacijo ta čas lahko tudi priložnost. Izkoristite ga in postorite tiste stvari, ki zaradi mnogih nujnosti v preteklosti nikdar niso prišle na vrsto. Ena takšnih je strateško načrtovanje.

Čas, ko ne delate v organizaciji, lahko postane čas, ko boste delali na organizaciji, nanjo pogledali z viška in izpilili tiste podsisteme, ki zdaj predstavljajo zavoro v njenem delovanju. Morda je to komuniciranje, morda nadzor kakovosti, opredelitev kazalnikov … Strateški načrt je pri tem krovni dokument, ki vas namesto na rob preživetja lahko v tem mrtvem času pripelje na višjo stopnjo razvoja.

Toda – v to časovno zelo potratno investicijo se ne zaženite brezglavo. Premislite o spodnjih 9 priporočilih in zagotavljam vam, da bo vaš strateški načrt vreden vloženega truda.

 

1 - Strateško načrtovanje je timsko delo

Strateškega načrta ne delajte sami. Gre za timsko delo, saj več ljudi z različnih vidikov da tudi več dobrih idej, prepozna več pomanjkljivosti organizacije in ve za več priložnosti v okolju. Poleg tega se skozi medsebojni pogovor ideje izčistijo. Različne delne rešitve se z dovolj pogovora združijo v enovito celostno rešitev.

 

2 - Pričakujte, da vam bo strateško načrtovanje vzelo čas

Strateško načrtovanje ni enkraten dogodek ampak proces. Običajno je sestavljeno iz več srečanj z različnimi deležniki in v večini primerov traja približno pol leta. Tudi nekajdnevno skupno bivanje ekipe v odmaknjeni koči se običajno ne izkaže za enako dobro. Takšno bivanje je sicer lahko ključni del načrtovanja, a izzive za prihodnost je potrebno, preden se zanje zares odločimo, tudi prespati in nanje pogledati s perspektive vsakodnevnega ritma.

 

3 - Pritegnite raznolike deležnike

Procesi, v katerih sodeluje zgolj vodstveni organ organizacije, običajno niso tako celostni kot tisti, kjer so v strateško načrtovanje vključeni tudi predstavniki uporabnikov, zunanji strokovnjaki, vodje lokalnih enot, zaposleni, bivši člani … Takšni zunanji deležniki sicer pogosto postavljajo neprijetna vprašanja, a včasih se prav v takšnih vprašanjih skriva pot do drugačnega pogleda, ki pa bo pri strateškem načrtu nujno potreben.

 

4 - Poiščite zunanjega moderatorja

Veliko bolje se izkaže, če proces strateškega načrtovanja moderira nekdo od zunaj. Vlogi vodje in moderatorja sta med seboj običajno tako močno navzkriž, da imeti obe vlogi v eni osebi postane neproduktivno. Toda pozor – moderator naj bo nekdo, ki je pripravljen spoznati vašo organizacijo, jo začutiti, se z njo poistovetiti, ji posvetiti veliko svojega časa in razmišljati o njej tudi, ko ni z vami. Kljub različnim teorijam se izkaže, da moderator ni zgolj vsebinsko objektiven povezovalec ampak občasno tudi izkušen svetovalec. In takšen v procesu predstavlja veliko dodano vrednost.

 

5 - Pojdite v globino

Govoriti o poslanstvu in družbenem učinku vaše organizacije se bo morda komu zdelo nepomembno, češ: to pa res že vsi vemo. A vendar se bo verjetno izkazalo, da boste prav skozi teme, ki bodo odpirale identiteto organizacije, največ pridobili. Govoriti o poslanstvu in družbenem učinku pomeni govoriti o tem, kaj vam je zares mar, kaj je za vašo organizacijo uspeh in zakaj je svet zaradi vašega obstoja boljši. To prispeva k notranji motivaciji, poenoteni sliki organizacije in končno tudi k prizadevanju za iste cilje.

 

6 - Razdelite odgovornosti za izvajanje

V strateškem načrtu boste najbrž opredelili nekaj ključnih strateških izzivov oz. ciljev. Ti bodo predstavljali tiste najpomembnejše poteze v naslednjih nekaj letih, ki jih mora vaša organizacija opraviti, da se bo dvignila na višjo raven delovanja. Toda pozor! Za vse strateške cilje naj ne bo odgovorna ista oseba. Porazdelite njihovo izvajanje in vsak član ekipe naj postane strokovnjak na svojem področju. Ko vam bo to uspelo, boste začutili pravo moči timskega dela!

 

7 - Predvidevajte tudi finančne učinke vaših strateških ukrepov

Strateški načrt pogosto predstavlja kup dobrih ukrepov, ki pa na koncu ne dobijo dokončne podlage za izvedbo, saj niso finančno ovrednoteni. Vodilne kadre boste v načrtu verjetno zgolj obremenili z dodatnimi nalogami, ničesar pa jim ne boste odvzeli ali prestavili na koga drugega. Tako strateški ukrepi zaradi njihove preobremenjenosti ne bodo niti prišli na vrsto. Zadnji del dobrega strateškega načrta je zato tudi finančni načrt, v katerem predvidevate dodatna sredstva za njegovo realizacijo. Strateški ukrepi ne smejo biti le dodatna naloga nekoga, ki jih ima že sicer veliko.

 

8 - Ne pozabite na spremljanje izvajanja

Že v času načrtovanja se dogovorite, kdo v ekipi bo odgovoren za spremljanje izvajanja strateškega načrta ter kako bo to potekalo. Priporočam sestanek ključnih izvajalcev vsake tri mesece, ki bo posvečeni samo preverjanju izvajanja strateškega načrta. Takšni sestanki imajo dvojno vlogo: 1) delujejo kot spodbuda za izvajanje strateških nalog, ki se vam bodo sicer med nujnimi opravili izgubili in 2) omogočajo prilagajanje strateškega načrta spremembam v vaši ekipi ali pa v okolju.

 

9 - Drznite si sanjati

Ključna pri strateškem načrtovanju pa je predvsem ena lastnost ekipe; drznite si sanjati drugačen svet od današnjega in drugačno organizacijo od današnje. Ne gre za trosenje idej ob vrčku piva. Gre za sanje, ki se vam zdijo dovolj realne in dovolj dragocene, da ste pripravljeni zanje tudi nekaj zastaviti. Prava, navdihujoča vizija vaše organizacije se skriva onkraj varnega, onkraj cone vašega udobja in tudi onkraj tistega, do česar lahko pridete s preprostimi matematičnimi formulami. Sanje so nujne.