ali veste, kako … napisati dober dopis?

1 - Dopis naj bo dolg največ eno A4 stran

Besedilo mora biti kratko in udarno, saj ljudje dolgih tekstov večinoma ne preberejo v celoti. Takšno besedilo je sicer najtežje sestaviti, zato si vzemite čas za njegovo pripravo. Predlagamo vam, da najprej zapišete vse, kar želite povedati, in potem krajšate toliko časa, da ostanejo le najbolj bistvene stvari in dolžina ne presega ene A4 strani.

 

2 - V središče postavite zgodbo

Velikokrat je naše delo splošni javnosti težko razumljivo, saj pogosto nima dovolj informacij o našem delovanju in uporabnikih, da bi lahko ocenili kakovost našega dela. Zato je nujno, da jim pomembnost našega delovanja in spremembo, ki jo s svojim delom prinašamo našim uporabnikom, predstavimo mi. Zelo jasno in konkretno, najboljše na primeru enega od uporabnikov naših storitev.

Prav gotovo ste vsi zasledili Humanitarčkov projekt Vida, ne?

 

3 - Ne prosite za pomoč, ponudite sodelovanje

Takoj, ko uporabite stavčno zvezo »prošnja za« se postavite v podrejen položaj, kar pa slabša vaše možnosti za pogajanja in dolgoročno sodelovanje. K podjetjem je potrebno pristopiti samozavestno in odločno. Vedeti moramo, kaj delamo in zakaj, ter podjetje prepričati, da to delamo dobro. Zato jim namesto prošnje rajši ponudite možnost sodelovanja. Naj se vključijo v vašo organizacijo ne le finančno, ampak tudi vsebinsko. Naj jih prevzame vaše poslanstvo. Tako boste dobili dolgoročne podpornike in ne zgolj enkratne donacije.

 

4 - Prilagodite ga posameznemu podjetju

Ste že kdaj prejeli oglasno pošto, ker je v naslovu vaše ime, besedilo pa enako za vse? Ste nanjo odgovorili? No, vidite. Zakaj torej pričakujete to od podjetij? Če želite prejeti odgovor, potem se morate malo potruditi in najprej raziskati, zakaj bi to podjetje sploh podprlo vašo organizacijo. Raziščite, kako deluje in s kom sodeluje, poglejte katere teme jih zanimajo in dopis prilagodite tako, da izpostavite prav te povezave z vašo organizacijo. Številne koristne informacije lahko najdete na njihovih spletnih straneh in letnih poročilih, le prebrati jih je potrebno.

 

5 - Sklicujte se na že obstoječe podpornike

Ljudje radi sodelujemo pri uspešnih zgodbah, zato boste imeli več možnosti, da prepričate podjetje za podporo, če boste navedli, kdo vse vas že podpira in koliko sredstev ste že zbrali. Idealno je, da začnete podjetja prek dopisa nagovarjati šele, ko imate že zbrano večino sredstev ali pa vsaj zagotovljene vse druge stvari, ki so potrebne za realizacijo. 

Ne navajajte celotnega seznama podpornikov, raje izpostavite ljudi, ki jih naslovnik dopisa pozna. Če boste dobro raziskali podjetje, potem boste vedeli, kdo to so.

 

6 - Napišite točno, kaj potrebujete in kdaj

Čeprav se morda na prvi pogled zdi najboljše, da odločitev o višini donacije ali sponzorstva prepustite podjetju, temu ni tako, še posebej ne v večjih podjetjih, kjer se odločitve sprejemajo na različnih ravneh, ki pa je največkrat odvisna prav od zneska. S tem si pravzaprav zmanjšujete možnosti za uspeh, saj se lahko zgodi, da bodo vašo prošnjo zavrnili že v začetku, preprosto zato, ker ne bodo vedeli, komu jo dati v odločanje, ali pa zato, da bi se izognili zadregi ob previsokem ali prenizkem nakazilu.

Vi ste tisti, ki nekaj potrebujete, in tisti, ki morate vedeti, kaj točno to je. Tudi če želite donacijo v materialu, bodite specifični in povejte, do kdaj to potrebujete. Pa seveda, podjetjem dajte dovolj časa, da se lahko odzovejo.

 

7 - Pošljite ga po e-pošti, naslovljen naj bo na pravo osebo

Ne pošiljajte sporočil, naslovljenih na 100 naslovov hkrati v skriti kopiji! Čeprav se to morda na prvi pogled zdi bolj učinkovito, kot pa pisanje vsakega sporočila posebej, bo imelo v resnici ravno nasprotni učinek – prejemniki bodo vedeli, da ste sporočilo poslali na 1000 naslovov in zato ne bodo čutili nobene potrebe po tem, da bi vam nanj odgovorili. Tudi vi ne odgovarjate na CNVOS novičnik, kajne?

 

8 - Besedilo dopisa naj bo tudi v vsebini sporočila, ne le v priponki

E-pošto odpiramo na različnih napravah, zato je dobro, da naslovnik dobi vse potrebne informacije brez odpiranja dodatnih prilog, saj so te večkrat spregledane. Ko pa je sporočilo enkrat že označeno kot prebrano, je možnost, da se mu bo naslovnik ponovno posvetil, manjša. Lahko sicer v priponkah pošljete še kakšne dodatne informacije, slike ali video, a vseeno mora biti glavno besedilo že dovolj, da naslovnik točno ve, kaj se od njega pričakuje.

 

9 - Vsebuje naj podatke o kontaktni osebi

Ker se vam vseeno lahko zgodi, da boste kakšno ključno informacijo izpustili oziroma bo podjetje zanimalo še kaj, vedno vključite tudi podatke o kontaktni osebi. Tako bo podjetje vedelo, na koga se lahko obrne z vprašanji, hkrati pa boste izpadli še bolj profesionalni. Najhujše, kar se vam lahko zgodi, je, da podjetje kliče v organizacijo, tam pa ne vedo niti tega, da so jim poslali prošnjo! 

 

10 - Vključite vse podatke, ki so potrebni za nakazilo

Kadar se odločite, da od podjetja želite donacijo, obvezno vključite vse podatke, ki so potrebni za nakazilo. Od polnega imena organizacije pa do bančnega računa in sklica. Tako bo imelo podjetje vse informacije na enem mestu in ne bo zgubljajo časa z iskanjem informacij na spletu.

 

Pa srečno!