Račune lahko izdajate in potrjujete tudi na oba načina – z davčno blagajno ali iz vezane knjige računov, a samo v različnih poslovnih prostorih. Uporaba obeh načinov v istem poslovnem prostoru je namreč prepovedana (3. odst. 11. člena ZDavPR). V tem primeru je smiselno izvesti vse zgoraj opisane korake za oba načina, pri čemer lahko vse uredite v enem samem pravilniku.

Koraki do davčnega potrjevanja računov so:

1. Sprejmete pravilnik, v katerem določite način, kako boste v skladu z zakonskimi zahtevami označevali račune pri gotovinskem poslovanju.

V pravilniku določite:

• da boste račune, plačane z gotovino, izdajali z davčno blagajno in iz vezane knjige računov,
• podatke o lokacijah, na katerih boste izdajali račune z davčno blagajno ali iz vezane knjige računov:
  • naslov poslovnega prostora skupaj z oznako katastrske občine, številko stavbe in dela stavbe. Če vseh teh podatkov ne poznate, jih lahko dobite na portalu Javni pogled v nepremičnine, tako da vstopite v evidenco, izberete »napredno iskanje« in izpolnite polja »občina«, »ulica« in »hišna številka«. S klikom na gumb »išči« vam bo aplikacija prikazala podatke o katastrski občini, številu stavbe in dela stavbe za izbran poslovni naslov. Če boste račune izdajali izven poslovnih prostorov (npr. na stojnici, na prostem, v kombiju, itd.), lokacijo navedete samo opisno, kot npr. »službeni kombi«, »kiosk«, »stojnica« in podobno. Za vsako lokacijo določite tudi oznako, ki bo vidna na izdanem računu, kot npr. »1«, »2«, »sedez«, »kranj«, »podruznica MB«, »dunajska2« in podobno. Oznaka ne sme vsebovati presledkov in šumnikov,
• način dodeljevanja številk izdanim računom, pri čemer mora številka računa, ki je potrjen z davčno blagajno, vsebovati oznako lokacije, oznako davčne blagajne (naprave) in zaporedno številko (četrti odst. 5. člena ZDavPR). Primer bi npr. bil »podruznicaMB-telefon-001«, ki bi mu sledil »podruznicaMB-telefon-002«, itd. Če imate več lokacij ali več davčnih blagajn, v pravilniku opredelite, kako si sledijo zaporedja računov – ali npr. za vsako blagajno posebej ali si računi vseh blagajn sledijo glede na čas izdaje. Primer oznake za račun, izdan iz vezane knjige računov, pa bi npr. bil »0001«, ki bi mu sledil »0002« ali "VKR1-001", ki bi mu sledil "VKR1-002" in podobno.

2. V prosti prodaji (npr. v knjigarni) kupite vezano knjigo računov.

3. Kupljeno vezano knjigo računov preko portala eDavki z obrazcem "NF-VKRPotrdilo" potrdite. S tem sporočite FURS serijsko številko vezane knjige, ki ji bo uporabljala vaša organizacija.

4. Preko portala eDavki z obrazcem »DPR-PridobitevDP« oddajte zahtevo za pridobitev digitalnega potrdila za davčno potrjevanje računov. Gre za posebno digitalno potrdilo, saj druga digitalna potrdila, ki jih uporabljate za eDavke, AJPES ali spletno banko, niso ustrezna. Nekaj minut zatem boste v portalu eDavki v razdelku »Dokumenti prejeti v zadnjem mesecu« našli nov dokument, ki vsebuje povezavo do digitalnega potrdila. Gesla in digitalno potrdilo shranite na svoj računalnik, nato pa nanj certifikat še namestite.

5. Z računalnikom, kjer je nameščen digitalni certifikat, vstopite v aplikacijo miniBLAGAJNA in v razdelku »Pregled nastavitev« uredite vse postavke, katerih status še ni urejen.

To pomeni, da:

• v aplikacijo prenesete shranjen certifikat in ga s tem registrirate,
• iz pravilnika pod točko 1 vpišete podatke o lokacijah, kjer boste izdajali račune z gotovinsko blagajno in njihove oznake,
• iz pravilnika pod točko 1 vpišete podatke o davčnih blagajnah (napravah) in njihove oznake. Če boste račune izdajali samo s pomočjo osebnega računalnika, na katerega ste namestili namenski digitalni certifikat, z uporabo aplikacije miniBLAGAJANA, ni potrebno tukaj storiti ničesar, saj se je ta že registriral sam z oznako »MB«,
• v aplikacijo vpišete podatke o osebah, ki bodo izdajale račune (to je, ki bodo upravljale z davčno blagajno) in njihovo oznako, ki bo vidna na računu in
• vpišete podatke o organizaciji kot izdajatelju rač Dodate lahko tudi svoj logotip, ki bo nato viden na računu, če ga bomo tiskali z uporabo miniBLAGAJNE. Velja opozoriti, da se takšen račun lahko natisne samo v formatu A4;

6. Pripravite obvestilo za kupce, ki mora biti ob izdaji računov na vidnem mestu.

Ko vse to naredite, lahko pričnete z izdajo računov – ali preko računalnika ali druge naprave z aplikacijo miniBLAGAJNA (razdelek »Izdajanje računov«) ali preko namenske naprave.

7. Ko izdate posamezen račun iz vezane knjige računov, ga morate najkasneje do 10. dne prihodnjega meseca potrditi preko spletne aplikacije miniBLAGAJNA (razdelek »potrjevanje VKR računov).

Po izdaji računa ne pozabite, da je potrebno kopijo računa tudi shraniti (v elektronski ali papirnati obliki).