Marsikatera nevladna organizacija se v trenutnih razmerah sooča s prekinitvijo izvajanja svojih aktivnosti. Tiste organizacije, ki imajo delavce, se sedaj sprašujejo, kako naj jim zagotavljajo delo.

Če delavcem ne morete zagotoviti dela (socialnovarstvena društva so zaprla dnevne centre, svetovalnice, športna društva so prenehala z organizacijo treningov ipd.), imate možnost, da jim odredite opravljanje druge vrste dela, delo na domu ali jih napotite na začasno čakanje na delo doma. V primeru višje sile pa morate delavcu odsotnost z dela tudi omogočiti. V nadaljevanju vam pojasnjujemo možnosti glede dela in odsotnosti z dela v času koronavirusa.

Kazalo:

 

Opravljanje dela na domu

Zaradi epidemije čedalje več delavcev opravlja delo na domu. Če je v pogodbi o zaposlitvi določeno, da delavec opravlja delo tudi na domu oziroma na daljavo, mu lahko že na podlagi te določbe odredite delo na domu.

Če delo na domu ni določeno v pogodbi o zaposlitvi, pa vam odreditev začasnega opravljanja dela na domu v izjemnih okoliščinah omogoča 169. člen Zakona o delovnih razmerjih. Takšno delo lahko brez soglasja delavca odredite za celoten ali le del delovnega časa. Delo na domu lahko odredite brez soglasja delavca le, dokler trajajo izjemne okoliščine, v tem primeru epidemija.

V primeru opravljanja dela na domu je delavec upravičen do celotne plače in povrnitvi stroškov za prehrano med delom ter morebitnih dogovorjenih nadomestil za uporabo delovnih in materialnih sredstev. Do povračila stroškov za prevoz na delo in z dela pa delavec ni upravičen, saj ta strošek za dni, ko opravlja delo na domu, ne nastane.

  • Preverite, ali lahko delavec svoje delo doma sploh opravlja. Svoje delo bo doma zagotovo lahko opravljala tista strokovna delavka, ki svoja svetovanja lahko opravlja na daljavo. Verjetno lahko delo na domu opravlja delavec, ki je zadolžen za administrativno vodenje projekta, oziroma vsak, ki mu narava njegovega dela to dopušča.
  • Pripravite pisno odredbo, ki jo naj sprejme oseba, pooblaščena za sklepanje pogodb o zaposlitvi (lastno odredbo o spremembi kraja opravljanja dela si lahko izdelate v e-pravniku ali uporabite vzorec v word dokumentu). Odredba naj vsebuje vsaj:
    • obrazložitev razlogov za drugačno odreditev kraja dela. Na primer, da se odreja delo doma zaradi  varstva zdravja delavca.
    • kraj dela, kjer se bo delo izvajalo. Na primer, lahko določite, da bo delavec opravljal delo doma, na naslovu, kjer delavec biva.
    • čas trajanja takšnega dela in razporeditev delovnega časa. Na primer, določite, da bo delavec opravljal delo na domu do 31. 3. 2020, vsak delovni dan.
    • določitev nalog, ki naj jih delavec opravlja na domu,
    • delovni čas in  način poročanja delavca o evidenci delovnega časa. Na primer lahko določite, da je njegov delovni čas od 8.00 do 16.00 in da o prisotnosti poroča dnevno v spletni obrazec ali po elektronski pošti.  
    • napotke  glede varnega in zdravega dela od doma. Tako lahko določite, da naj delavec smiselno  spoštuje vse ukrepe za zagotavljanje varstva in zdravja pri delu, kot izhajajo iz ocene tveganja.
  • Z delavcem se dogovorite o zagotovitvi materiala in delovnih sredstev za opravljanje dela na domu ter morebitno višino nadomestila za uporabo delavčevih sredstev. Pri tem upoštevajte, da se ob izplačilu takih nadomestil ne plača dohodnine le, če so izpolnjeni določeni pogoji po določbah Zakona o dohodnini  (sprejeti pravilnik o povračilu, izračun pavšala …).
  • Poskrbite za varstvo poslovnih skrivnosti in drugih občutljivih oziroma osebnih podatkov. Če bo delavec dostopal do vaših strežnikov ali računalnika, mu omogočite varno povezavo ali ustrezno opozorite na varno rabo oziroma omogočite uporabo službenih računalnikov. 
  • Po potrebi pripravite navodila za zagotavljanje varnega in zdravega dela. Pripravite smiselna navodila, kot izhajajo iz ocene tveganja za določeno delo. Tako naj ima delavec tudi doma pravilno nastavljen zaslon računalnika, odrejene počitke ipd. Po navodilih Inšpektorata za delo je v trenutnih izjemnih  okoliščinah omogočeno, da delodajalec organizira in zagotovi izvajanje dela od doma in potem takoj, ko je to možno, preveri pogoje dela na domu in uvede morebitne dodatne ukrepe za zagotavljanje varnega in zdravega dela.
  • Delavec mora v primeru dela na domu spoštovati pravila o varnosti in zdravju pri delu in si svoj delovni čas organizirati tako, da si zagotovi ustrezne odmore in počitke.
  • Delavec mora voditi tudi dnevno evidenco delovnega časa ter jo posredovati nevladni organizaciji.
  • O opravljanju dela na domu obvestite Inšpektorat za delo  v čim krajšem času na elektronski naslov: prijave.irsd@gov.si. Obvestilo naj vsebuje seznam delavcev, skupno število delavcev, katerim je odrejeno delo na domu, kakšno delo opravljajo delavci, kje opravljajo delo in koliko časa je predvideno opravljanje dela na domu. (lastni vzorec obvestila Inšpektoratu za delo o delu na domu si lahko izdelate v e-pravniku ali uporabite vzorec v word dokumentu).

 

Opravljanje drugega dela

Če delavcu ne morete zagotoviti dela, lahko to predstavlja razlog odpovedi zaposlitve iz poslovnega razloga. Preverite, ali pogodba o zaposlitvi določa, da lahko delavec opravlja tudi kakšne druge naloge in mu tako odredite opravljanje teh nalog.

Če pogodba o zaposlitvi teh določil nima in želite, da delavec ostane pri vas zaposlen ali imate trenutno povečano potrebo po drugem delu oziroma morate nadomeščati začasno odsotne delavce, pa mu lahko odredite začasno opravljanje drugega dela na podlagi 33. člena Zakona o delovnih razmerjih. Opravljanje drugega dela lahko odredite brez soglasja delavca in ni treba skleniti nove pogodbe o zaposlitvi zaradi spremenjenih okoliščin.

Gre za primere, ko delavec zaradi epidemije ne more opravljati svojega dela, nastane pa povečan obseg dela pri delu, ki ga opravljajo drugi vaši delavci, ali pa so nekateri delavci začasno odsotni. Nevladna organizacija, ki na primer opravlja različne aktivnosti, zaradi epidemije nekaterih izmed njih ne more več opravljati, medtem ko je pri drugih povečana količina dela. Tako lahko delavcu, ki je zaposlen v okviru projekta A, ki se trenutno ne izvaja, začasno odredite opravljanje drugega dela v okviru projekta B, kjer je povečan obseg. 

Delavec je upravičen do plače, kot če bi opravljal svoje delo, če je to ugodnejše, sicer pa do plače za delo, ki ga začasno opravlja.

  • Pripravite pisno odredbo, v kateri kratko zapišite razloge za opravljanje drugega dela, katero drugo delo naj delavec opravlja, njegove naloge in čas trajanja takšnega dela.
    • Začasno opravljanje drugega dela lahko odobrite za največ tri mesece.
    • Nevladna organizacija, ki zaposluje do 10 delavcev, lahko delavcu odredi tudi delo, za katerega se zahteva največ ena raven nižja izobrazba, kot se zahteva za opravljanje dela, za katerega ima delavec sklenjeno pogodbo o zaposlitvi.
    • Delavcu lahko naložite opravljanje dela le za delovni čas, kot je dogovorjen za delo, za katerega ima delavec sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, in za kraj opravljanja dela, ki ni oddaljen več kot tri ure vožnje v obe smeri z javnim prevoznim sredstvom ali z organiziranim prevozom delodajalca od kraja bivanja delavca.
  • Odredbo naj sprejme oseba, ki je pooblaščena za sklepanje pogodb o zaposlitvi.
  • Odredbo lahko pošljete delavcu na njegov službeni elektronski naslov, ki ste mu ga dodelili.
  • Ne glede na začasnost opravljanja drugega dela morate delavcu zagotavljati varne in zdrave razmere za delo.

(lastno odredbo za vašo NVO o drugem delu si lahko izdelate v e-pravniku ali uporabite vzorec v word dokumentu).

 

Zakon o delovnih razmerjih pa nevladni organizaciji omogoča tudi, da zaradi izrednih okoliščin odredi začasno opravljanje druge vrste dela. V tem primeru ni omejitve glede zahtevane izobrazbe, mora pa biti odrejeno delo, ki pomeni delo znotraj izvajanja aktivnosti nevladne organizacije.  

Opravljanje drugega dela po 169. členu Zakona o delovnih razmerjih delavcu odredite smiselno, pri tem upoštevajte napotke, ki smo jih zapisali tukaj.

 

Začasno čakanje delavca na delo doma

Če delavcu ne morete zagotoviti dela niti drugega dela, lahko to predstavlja razlog odpovedi zaposlitve iz poslovnega razloga. A če želite, da delavec ostane pri vas zaposlen, mu lahko odredite začasno čakanje na delo doma.  

Gre za primere, ko na primer trener športnega društva ne more opravljati svojega dela, ker so treningi odpovedani, društvo pa mu ne more zagotoviti druge vrste dela; ali pa ko zaposleni strokovni delavec v dnevnem centru ne more delati, saj so dnevni centri zaprti ipd.

Delavec je upravičen do nadomestila v višini 80 % njegove povprečne mesečne plače, ki jo je prejel v zadnjih treh mesecih, oziroma osnovne plače, če še ni prejel plače. Če delavec čaka na delo doma brez pisne odredbe, je upravičen do nadomestila v višini 100 %.

Če zaradi zmanjšanega obsega dela ne morete dela zagotoviti vsem delavcem, lahko delavce tudi »menjate« in tako po principu rotacije omogočite, da so vsi delavci nekaj časa doma oziroma izvajajo aktivnosti nevladne organizacije še naprej.

  • Pripravite pisno odredbo, s katero odredite začasno čakanje na delo doma. Odredbo naj sprejme oseba, ki je pooblaščena za sklepanje pogodb o zaposlitvi. Odredbo lahko pošljete delavcu na njegov službeni elektronski naslov, ki ste mu ga dodelili.
  • Določite, da gre za napotitev do preklica oziroma največ 6 mesecev in da se lahko napotitev kadarkoli prekliče.
  • Določite, da je dolžnost delavca, da se odzove na poziv vrnitve na delo, in način, kako boste sporočili delavcu, da naj se vrne na delo.
  • Če boste v tem času delavcu omogočili izobraževanje na daljavo, se mora delavec takšnega izobraževanja udeležiti tudi v času začasnega čakanja na delo doma. Pri tem je delavec upravičen do povračila nastalih stroškov (za prehrano, morebiten prevoz na delo in z dela …)

(lastno odredbo o čakanju na delo od doma za vašo NVO si lahko izdelate v e-pravniku ali uporabite vzorec v word dokumentu).

 

Odsotnost z dela zaradi višje sile – Kako ravnati?

Delavec je lahko upravičeno odsoten z dela zaradi višje sile, ko:

  • ne more opravljati dela zaradi varstva svojih otrok v času zaprtja vrtcev in osnovnih šol,
  • ne more priti na kraj opravljanja dela zaradi ustavitve javnega prevoza  ali
  • ne more priti na kraj opravljanja dela zaradi zaprtja mej s sosednjimi državami.

Razlogi višje sile morajo biti takšni, da delavcu dejansko onemogočajo opravljanje dela po pogodbi o zaposlitvi. Zato ne zadošča, da se delavec zgolj na splošno sklicuje na epidemijo ali na zaprtje vrtcev ali šol, pač pa mora konkretno izkazati, da zaradi teh okoliščin dela ne more opravljati. Nevladna organizacija presodi, ali so individualne okoliščine  delavca res takšne da opravičujejo njegovo odsotnost z dela. 

  • Delavec vas mora o nezmožnosti opravljanja dela obvestiti. Priporočamo, da to stori pisno. 
  • Presodite, ali gre za utemeljeno odsotnost zaradi višje sile. Po potrebi delavca pozovite, da svoje konkretne okoliščine podrobneje pojasni, saj sicer o upravičenosti ne morete odločiti.  Lastno izjavo delavca o nezmožnosti opravljanja dela za vašo NVO lahko izdelate v e-pravniku ali uporabite vzorec v word dokumentu.
  • Pri presojanju upravičenosti upoštevajte sledeče:
    • Pri nezmožnosti opravljanja dela zaradi zaprtja vrtcev in osnovnih šol upoštevajte starost otroka, ki potrebuje varstvo, ali obstaja možnost drugačne razporeditve delovnega časa oziroma ali lahko varstvo zagotovi drug starš oziroma je zagotovljeno drugo ustrezno varstvo. Če otrok obiskuje peti ali višji razred osnovne šole, lahko že pričakujemo, da varstva ne potrebuje. 
    • Pri odsotnosti z dela zaradi ustavitve javnega prevoza upoštevajte, ali je možno prevoz zagotoviti kako drugače (skupinski prevoz sodelavcev, prevoz, ki ga organizira nevladna organizacija) ali lahko delavec uporablja lastni prevoz ipd.
    • Pri odsotnosti z dela zaradi zaprtja mej s sosednjimi državami upoštevajte, kateri mejni prehodi so zaprti, oddaljenost bivališča delavca od še odprtih mejnih prehodov ipd.
  • Na podlagi pridobljene izjave delavcu potrdite njegovo odsotnost z dela (pisno, na njegov službeni elektronski naslov oziroma elektronski naslov, ki vam ga je posredoval za namen obveščanja).
 

Delavec je lahko upravičeno odsoten le dokler trajajo okoliščine, ki odsotnost opravičujejo (za čas zaprtja vrtcev, osnovnih šol, ustavitve javnega prometa in zaprtja mej ...) Svetujemo pa vam, da  delavcu naložite, da vas mora o spremenjenih okoliščinah takoj obvestiti in se vrniti na delo takoj naslednji dan po koncu višje sile (torej tudi v primeru, ko na primer zagotovi drugo varstvo za svojega otroka). 

Če delavec ne more opravljati dela zaradi višje sile, si z delavcem tveganje delite. Breme nadomestila je namreč nižje kot v drugih primerih, in sicer znaša nadomestilo 50 % plače oziroma najmanj 70 % minimalne plače (684,41 eur bruto) (šesti odstavek 137. člena Zakona o delovnih razmerjih).

Pomembno! Ne glede na to ali boste uveljavljali povračilo  izplačanega nadomestila delavcu, delavcu od 13. 3. 2020 do 31. 5. 2020 (oziroma do 30. 6. 2020, če bo epidemija še trajala) pripada nadomestilo v višini 80 odstotkov povprečne  mesečne plače za polni delovni čas iz zadnjih treh mesecev. Pri tem pa višina nadomestila ne sme biti nižja od 940, 58 EUR bruto.